Примерният план за документооборот на новообразувано предприятие следва да се разработи от счетоводството и да се утвърди от ръководителя на предприятието. Един съвсем примерен документ може да бъде следният:
Правилник за документооборота
Вътрешните правила за документиране на стопанските операции в дружеството са разработени въз основа на Закона за счетоводството, Закона за занък върху добавената стойност, Правилника за прилагане ЗДДС и изискванията на Националните счетоводни стандарти. Те обхващат общите и специфични изисквания при документиране на стопанските операции, както и правила за съставяне, оформяне, движение и съхраняване на първичните и вторични счетоводни документи.
Общи изисквания
Общите изисквания включват следните задължителни за служителите на предприятието правила:
Първо. Не се приемат счетоводни документи от други предприятия, организации и физически лица на територията на страната, които не отговарят на следните изисквания:
- не са съставени на български език или не са придружени с превод на български
- не съдържат всички реквизити, регламентирани от ЗС и ЗДДС, в които има поправки и добавки.
Отговорността за това се възлага на главния счетоводител и съответните отговорни лица за това.
Второ. На изискванията от предходната точка трябва да отговарят и всички счетоводни документи, които се издават от предприятието. Счетоводните документи може да се съставят и на съответния чужд език в чуждестранна валута в случаите на сделки, уговорени в чуждестранна валута, с чуждестранни контрагенти.
Трето. Вторичните счетоводни документи имат доказателствена сила, ако към тях е приложен опис на първичните счетоводни документи, въз основа на които са съставени. Вторичните счетоводни документи се подписват от съставителя и главния счетоводител.
Четвърто. Преписите или копията на оригинални счетоводни документи придобиват качеството на равностоен заместител след нотариална заверка, когато това се изисква изрично, или само с подпис и печат на издателя във всички останали случаи.
Пето. Изземването на първични счетоводни документи от предприятието се допуска само за полицията, прокуратурата и съда с писмено искане от съответната институция. При предаване на документите се съставя протокол в два екземпляра. На мястото на иззетите документи се оставят дубликати - заверени копия.
Шесто. При изгубване, унищожаване или кражба на счетоводен документ, главният счетоводител уведомява писмено териториалната данъчна дирекция, при кражба - и полицията. Той осигурява фотокопия на тези документи от екземпляра на техния издател, заверени от него с подпис и печат.
Седмо. Счетоводните документи, адресирани до други предприятия и организации, се подписват от лицето (лицата), упълномощено за това.
Осмо. За съставени и подписани първични и вторични счетоводни документи с невярно съдържание, от виновните лица се търси дисциплинарна, имуществена и наказателна отговорност по реда на действащото законодателство.
Девето. За всеки първичен и вторичен документ се определят екземплярите, в които се съставя, и къде се представя всеки от тези екземпляри.
Съставяне, обработване и съхраняване на счетоводните документи
Вътрешните правила конкретизират реда и персонифицират отговорностите по съставянето, приемането, обработването и съхраняването в постоянния счетоводен архив на дружеството. Разработени са въз основа на действащото счетоводно, данъчно и осигурително (социално и здравно) законодателство. Обхваща документирането на основните и специфичните за предприятието стопански операции.
Документите, които предприятието ползва в своята дейност, са първични, вторични, регистри и други.
А) Първичните счетоводни документи може да се разделят на:
Касови: ПКО, РКО, касова книга, квитанции;
Банкови: платежни нареждания, нареждания разписки, вносна бележка;
По трудовите отношения: трудов договор, допълнително споразумение, заповед за освобождаване, наказание, отпуск, болничен лист и акт за трудова злополука;
За материални и стопански операции: складова разписка, искане на материали, ведомост за заплати и съответните рекапитулации и справки, авансов отчет, фактури;
За инвентаризация: въпросен лист за МОЛ, сравнителна таблица, протоколи за компенсиране, протокол за брак на ДМА, протокол за брак на СМЦ, сравнителна таблица за липси и излишъци, инвентаризационни описи за ДМА и СМЦ;
За транспортни операции: пътна книжка
Б) Вторичните счетоводни документи и регистрите според прилагането на счетоводно отчитане са:
Мемориални ордери
Оборотна ведомост
Междинни отчети
Годишен финансов отчет
Дневници и декларация по ДДС и др.

Първични документи
Фактура
При всяка продажба задължително се издава фактура, независимо от количеството и стойността на стоката, както и от лицето, на което се издава (юридическо или физическо).
Фактурата задължително съдържа наименование на документа, пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, дата на издаване, име и адрес на доставчика, ИН, ИН по ДДС на доставчика, име и адрес на получателя, ИН, ИН по ДДС на получателя (ако е регистриран по ДДС), количество и вид на стоката, единична цена и стойност (данъчна основа),ставката на данъка, а когато ставката е нулева - основанието за прилагането й, размер на данъка, обща стойност, дата на данъчното събитие или дата, на която е получено плащането, банкова сметка, код и наименованието на банката, подпис или идентификационен шифър (код) на съставител.
Задължително се упоменава как ще се извърши плащането на услугата - в брой или с платежно нареждане,както и срокът за плащане, когато е с платежно нареждане (не по-дълъг от един месец от датата на предаване на стоката). Срокът може да бъде по-дълъг само при изричното писмено разрешение на директора по продажбите. Към фактурата в брой задължително се издава касов бон от касовия апарат.
Фактурите се изготвят от упълномощените за това лица в централния офис на предприятието в деня на продажбата или най-късно до 5 дни след предаване на стоката на база подадена информация от търговските представители чрез приемо-предавателни протоколи за предаване стоката на клиента. Протоколите от офисите в страната се изпращат по електронна поща същия ден или в краен случай най-късно до третия ден от предаването на стоката, а двустранно подписаните протоколи (от клиент и търговски представител) се съхраняват в офисите, като при необходимост и поискване от счетоводството или ръководството на фирмата същите да бъдат предоставени. Тези протоколи трябва да съдържат номер, дата, име на получател, ИН, ИН по ДДС, адрес видове продукти, количество, ед.цена, ТО, обща стойност, начин на плащане и срок на плащане на фактури по банка, имена на предал и приел стоката. Фактурите се издават веднага в деня на получаване на протокола. За офисите от страната издадените фактури се изпращат по електронна поща. Оригиналите на издадените фактури се предоставят на клиентите до петия ден от предаването на стоката и подписването на протокола, което е задължение на съответния търговски представител, а копията се представят в счетоводството за осчетоводяване в деня на издаването или най-късно до второ число на следващия месец. Счетоводителят, отговорен за отчитането на продажбите, обработва фактурите до 12 число на следващия месец.
При промяна в данъчната основа или разваляне на сделката към фактурите се издават дебитни и кредитни известия ,които трябва да съдъжат всички реквизити на фактурата.
Погрешно съставени или поправени фактури и известия се анулират и се издават нови. Когато погрешно съставени документи са отразени в отчетните регистри на получателя се съставя протокол за анулирането в два екземпляра, който съдържа основание за анулирането, номер и дата на документа, който се анулира и издадения нов документ, подпис на двете страни. Всички екземпляри на анулирания документ се съхраняват при издателя.
Фактурите за покупки се получават при извършване на доставки на стоки и услуги от външни контрагенти. Фактурите за покупки трябва да отговарят на всички изисквания, както фактурите, издавани от дружеството. Нередовни фактури не се приемат в счетоводството на фирмата и не се признава направеният разход от съответното лице,отчитащо фактурата. Предават се в счетоводството от лицето, извършило покупката, не по-късно от второ число на следващия месец. Счетоводителят, отговорен за отчитането на покупките,обработва фактурите до 12 число на следващия месец.
Фактурите се съхраняват в архива на дружеството.
Попълват се името на вносителя и за какво се внася сумата. Сумата се попълва цифром и словом. Същите реквизити се попълват и на квитанцията. Подписва се лицето ,получило сумата, поставя се печат и квитанцията се дава на лицето, което внася сумата.
ПКО се представят в счетоводството за осчетоводяване. Завежда се в касовата книга и му се поставя номер. ПКО е невалиден без номер, дата, месец и година. ПКО се съхраняват в архива на дружеството.
Разходен касов ордер (РКО)
Попълват се трите имена на лицето, което получава сумата. Попълва се за какво се изплаща сумата - написана цифром и словом. РКО се завежда в касовата книга и му се поставя пореден номер. Лицето, написало ордера, се подписва на съставил, а лицето, получило сумата, се подписва на получил в момента на изплащане. РКО се съхраняват в архива на дружеството.
Касова книга
В касовата книга се описва движението на паричните средства в касата на предприятието.
ПКО и РКО имат поредна номерация, като се започва от щ 1. Касиерът номерира и описва касовите документи за всеки месец - начално салдо, приход, разход, остатък в края на месеца. Задължително е към всеки РКО да има документ, който да оправдава разхода - фактура, заповед за командировка и др. След осчетоводяване на предадените в счетоводството касови документи и въвеждане в компютъра се сравнява касовата наличност по сметка каса с касовата наличност по касова книга и при различие се прави проверка на описаните документи до изравняване на различията.
Касова книга за касов апарат
В тази касова книга се описват наличността в началото на деня, дневният оборот от касовия апарат, сторно (ако има) с касови бележки от кочан и наличност в края на деня,като се прилагат (залепват) дневните, месечните и годишните отчети от касовия апарат, както и единият екземпляр от касовите бележки за сторното и сторнираният касов бон.
Нареждане разписка
Използва се при получаване на пари в брой от банката. Попълва се банката (наименованието), място и дата на издаване, подписи на лицата, разпоредили сумата (цифром и словом), трите имена на лицето, упълномощено да получи сумата, ЕГН, данни за лична карта, автентичен подпис и печат на дружеството. Изготвя се в два екземпляра .
Вносна бележка
Използва се за внасяне на пари в брой от касата в банката и се пише в два екземпляра. Попълва се наименованието на банката, място и дата на подаване, банкова сметка на получателя, сумата цифром и словом, името на вносителя и подпис, основанието за внасяне и печат на дружеството.
Платежно нареждане
Използва се за плащане по банков път. Попълва се наименованието на банката, банковата сметка и код, фирмата получател, същите данни за наредителя, мястото и датата на подаване, подписите на лицата, разпоредили финансовите операции и печат на организацията. В основанието за плащане се дава кратка информация за получателя - номер документ, вид услуга, вид данък и период, за който се отнася.
Платежните нареждания се осчетоводяват, номерирани по банкови извлечения и статии.
Авизо за платежни нареждания - неразделна част от платежно нареждане.
Митническа декларация
С митническата декларация се определя основата за облагане с ДДС и самият данък при вноса. Отразява се в Дневника за покупки по ДДС. Съхранява се заедно с фактурите от доставчика и товарителница за доставените количества в счетоводството на фирмата.

Емил ЕВЛОГИЕВ - д.е.с., Бюлетин Експертис